Uma grande responsabilidade que está nas mãos de gestores, é a competência de saber apresentar e executar boas reuniões. E é fundamental que as reuniões tenham um foco e um objetivo traçado, pois, assim, será possível ter um feedback mais preciso. É necessário ter um bom planejamento, visto que, a falta dele pode gerar perdas muito grandes e afetar a produtividade e organização da empresa.
É de suma importância que todos da equipe estejam em sintonia e busquem o mesmo objetivo, pois em conjunto é muito mais fácil de alcançar as metas estabelecidas pela empresa. Saber se comunicar com clareza e transparência é um dos pontos cruciais para a existência de uma empresa saudável e próspera.
Mas para adquirir tudo isso, é necessário você seguir alguns passos, para ajudar a empresa a crescer e se tornar um profissional de sucesso em sua área. Sendo assim, acompanhe aqui 5 dicas para se dar bem na reunião de trabalho.
Defina as pautas
Definir pautas é extremamente importante e é o primeiro passo para ter uma boa organização, pois as definições do que você vai espalhar a sua reunião, te darão uma direção que precisa. Se organize de forma que outras pessoas entendam seus métodos, pois lembre se que nem sempre as pessoas vão ter a visão que você tem das coisas, então se você for elaborar um roteiro que outras pessoas vão ter acesso, faça os mais claro possível.
Com isso, todos ficaram cientes dos assuntos que serão tratados na reunião, e também poderão se preparar para colaborar com suas sugestões ou críticas, portanto repassem suas pautas e planos para que os seus colegas se programarem, e possam participar ativamente da reunião.
Mantenha o foco
Não se afaste da questão central da reunião, para que não perca seu objetivo. Nada é mais entediante do que uma reunião prolongada com pautas desnecessárias, tomando o tempo de trabalho e produtividade de outras pessoas.
Não precisa necessariamente ficar engessado nas suas pautas, você pode adicionar algumas coisas ao longo da reunião, mas seja centrado no que você quer transmitir. Outro ponto, são as perguntas que surgem no meio das falas, dúvidas e afins, que são boas e até necessárias, no momento certo, mas essas perguntas também podem fazer com que as pessoas dispersem do objetivo principal. Por esse motivo, você pode, no início da reunião, relatar que as perguntas e dúvidas que as pessoas tiverem, terão que ter relação com as pautas pré- estabelecidas.
As perguntas podem gerar entusiasmo e ânimo na reunião, então, se elas estiverem bem colocadas podem ser o ponto crucial, para ter uma reunião bem sucedida. Perceba que tudo gira em torno de um bom planejamento.
Aprenda com os erros
Se é a primeira reunião que você vai executar na sua empresa, recapitule reuniões anteriormente e veja quais foram os erros de outros líderes, para que você possa olhar para o seu planejamento e adequá-lo, de maneira que ele não tenha as mesmas falhas de outras pessoas, fazendo com que sua reunião tenha um índice maior de sucesso.
No entanto, se não for sua primeira reunião, olhe para os seus próprios erros de organização, assim você tornará esse encontro muito mais produtivo do que as outras vezes. Uma boa ideia é pedir feedback de outras pessoas, com sugestões de melhorias.
Faça um resumo no final
Ao terminar uma reunião, faça um resumo, se necessário, de tudo que foi dito, usando e palavras chaves, para não elevar o tempo de duração desse encontro. Com isso, você lembrará das pautas estabelecidas, das que não são mais uma prioridade, isso faz com que as coisas fiquem claras na concepção de quem está recebendo as informações.
Executando bem essas dicas, você estará no caminho de ter uma reunião de sucesso, não se esqueça que estar tranquilo, isso é importante para que você não atropele suas pautas, ou adicione coisas que não acrescentaram no objetivo que você estabeleceu.
